Geregeld word ik bij organisaties gevraagd om de overdracht van projecten naar beheer (en onderhoud) beter te laten lopen. Die vraag komt dan altijd vanuit de beheerorganisatie en wel meestal vanuit business informatiemanagement/functioneel beheer, want zij ondervinden keer op keer dat er vanuit het project eigenlijk te weinig is geregeld op dit punt. Maar ook voor veel projectmanagers is de overdracht en zeker de acceptatie een lastig punt. Ze weten niet wat ze moeten opleveren aan beheer, waar het aan moet voldoen en ze vinden ook niemand om er een klap op te geven. Het is daarom voor een projectmanager verleidelijk om te zeggen: ik zet een beheerder in het project in om de beheerproducten op te stellen en daarmee is direct de acceptatie geregeld. Dit laatste zou echter een onterechte aanname zijn. Op het moment dat een beheerder is ingezet in het project maakt hij/zij deel uit van de opleverende organisatie en niet meer van de accepterende organisatie. De producten die de beheerder in het project oplevert zullen dus alsnog door het ontvangende beheerteam geaccepteerd moeten worden.
Maar hoe zit het dan met Prince2? Daar moet alles toch beschreven zijn en dan wordt het toch makkelijk? Of ligt het weer aan Pino: Prince2-in-name-only?

Op het eerste oog zou je zeggen: in de business case en in de PID zou je dit moeten regelen. Uiteindelijk gaan mislopende projecten altijd mis op dag één: er is aan de start niet goed nagedacht over wat het project moet opleveren en waar dat aan moet voldoen. Prince2 zegt daar wel iets over, maar het blinkt niet uit. Terecht wellicht, want de eisen zullen afhangen van de materie, de organisatie etc.

Daarna zou de verwachting zijn dat het in de sturing is geregeld. Er is toch een projectboard waarin alle partijen vertegenwoordigd zijn? Ja, Prince2 heeft het namelijk over de BUS:

• De Business, de Executive: de vertegenwoordiger van het bedrijf waaraan de waarde van het project wordt geleverd. Dit is de sponsor, de opdrachtgever.
• De Users of Senior User: degene die de gebruikers vertegenwoordigt.
• De Supplier: de leverancier die het project uitvoert en het product of resultaat realiseert

Maar waar zitten dan vertegenwoordigers van de beheerorganisaties? Weeffoutje van Prince2? Ja en nee. Prince2 zegt: de gebruikers zijn de personen die het resultaat van het project gaan gebruiken, bedienen, onderhouden of faciliteren of te maken hebben met de resultaten. De Senior User vertegenwoordigt dus ook de beheerpartijen. En de Senior User moet er dus voor zorgen dat de beheerpartijen aangeven welke producten zij verwachten, wat de eisen zijn aan die producten en dat toetsing en acceptatie plaatsvindt.

Hieruit kan ik concluderen dat Prince2 dit belang wel onderkent, dat de betreffende projecten waar dit mis gaat dus last hebben van Pino, maar vooral dat de Senior User dus een business informatiemanager dient te zijn, diegene die zowel de gebruikersorganisatie vertegenwoordigt als de beheerpartijen! In een meer gebruikte term: de functioneel beheerder. Jammer dat dit in de naam niet terugkomt: de BUS moet geen BUS zijn maar BBS. Met de B van Business informatiemanager. Weeffoutje!

Overigens heeft The Lifecycle Company, als specialist op het gebeid van ASL en BiSL, al veel beheerders geholpen met het opstellen van acceptatiecriteria en met het accepteren zelf, want dat vinden ze wel lastig. Maar het is dus niet alleen dat: het zit ‘m ook in de organisatie van het project: het komt niet in BUS (en niet in de Business case en de PID).