De BiSL-processen beginnen in de wereld van professionals op het gebied van Business Informatiemanagement gemeengoed te worden. Daarbij worden natuurlijk niet alle processen als even zwaarwegend of belangrijk ervaren. Het BiSL-proces dat misschien wel het minste in de belangstelling staat is Beheer Bedrijfsinformatie. Naar mijn idee is deze ondergeschoven positie niet terecht en zelfs gevaarlijk voor de continuïteit van de bedrijfsvoering.
Ik snap dat ik, als mede-auteur van het BiSL-framework, de schijn tegen heb, maar ik vind een invoering van BiSL á la lettre absoluut niet nodig. Sterker nog, het is mijn stellige overtuiging dat een dergelijke benadering in de praktijk helemaal niet werkt. Waar ik wel volledig achter sta, is de noodzaak om aan elk van de BiSL-processen de juiste aandacht te besteden. En Beheer Bedrijfsinformatie is daarbij een belangrijk proces om aandacht aan te besteden. Op uitvoerend niveau is dit proces het centrale proces waarin de zorg voor de gegevens en informatie centraal staat. In feite is de wijze waarop deze zorg opgepakt wordt, bepalend voor de informatiekwaliteit binnen de organisatie. En de informatiekwaliteit blijkt in de praktijk meer en meer een sterk bepalende factor voor het resultaat van de bedrijfsprocessen! Foute beslissingen in de uitvoering of de besturing van het bedrijfsproces of het beleid voor de bedrijfsvoering blijken heel vaak terug te voeren op informatie die tekort schiet. Dat betekent, dat de informatiekwaliteit blijkbaar niet voldoende was.
En daar komen we meteen op een heikel punt voor gegevens- en informatiekwaliteit: hoe bepalen we de benodigde informatiekwaliteit en de achterliggende gegevenskwaliteit. En hoe borgen we die gewenste kwaliteit? Vaak wordt de oplossing voor gegevenskwaliteit gezocht in de inzet van tooling en geautomatiseerde functionaliteiten binnen applicaties. Minstens zo vaak blijken deze maatregelen niet goed doordacht en ook niet te passen op datgeen wat de organisatie nodig en gewenst vindt. De menselijke invloed blijkt toch altijd weer cruciaal voor de gegevenskwaliteit.
Aan de ene kant heeft dit te maken met de wijze waarop de eindgebruikers de informatievoorziening gebruiken en vullen met gegevens. Gebruikers die er met de pet naar gooien veroorzaken slechte gegevensinvoer en veroorzaken daarmee ondermaatse gegevenskwaliteit. Aan de andere kant is de manier waarop het lijnmanagement de organisatie bestuurt ook van cruciaal belang voor de gegevenskwaliteit. Ingegeven door de noodzaak om in te spelen op wijzigende omstandigheden, komt lijnmanagement nogal eens met wisselende ideeën over de bedrijfsvoering en veroorzaakt daardoor nogal eens ondermijning van de eigen ingestelde kwaliteitsmaatregelen. Voor puristen op het gebied van informatiekwaliteit is dit onverteerbaar. En ook de functioneel beheerder die zich tot het uiterste inspant om problemen met de gegevenskwaliteit op te lossen, is dit vervelend en verwarrend. Maar voor de gebruikersorganisatie en hun lijnmanagement is dit de praktijk van alledag. Men moet voldoende bewegingsruimte hebben om de beoogde organisatieresultaten te kunnen behalen onder wijzigende omstandigheden. Deze wijzigingen kunnen worden ingegeven door ontwikkelingen op de markt, de politiek, consumentengedrag, technologie et cetera.
Het is voor de gebruikersorganisatie überhaupt moeilijk om kaders te stellen aan informatiekwaliteit. Voor het lijnmanagement is bepaalde bewegingsvrijheid in de wijze van bedrijfsvoering noodzakelijk waardoor een fraaie, geïmplementeerde workflowoplossing ineens als te knellend wordt ervaren. Management wil met gegevens bepaalde doelen bereiken en heeft daardoor behoefte aan specifieke ontsluiting en presentatie van gegevens. En voor de eindgebruikers is de manier waarop met gegevens of gegevensinvoer wordt omgegaan vaak niet het gevolg van onzorgvuldig werk, maar werken conform de gewenste werkwijze die nodig is voor het bedrijfsresultaat. Begrip en borging van deze menselijke maat en ondersteuning om de noodzakelijke informatiekwaliteit binnen de organisatie vast te stellen en te bereiken is een belangrijk onderdeel van het BiSL-proces Beheer Bedrijfsinformatie. En daarmee is het belang van Beheer Bedrijfsinformatie voor de informatiekwaliteit en daarmee voor de continuïteit van de bedrijfsvoering aangetoond!
Als u wilt reageren naar aanleiding van deze blog, stuur dan een e-mail naar frank.van.outvorst@thelifecyclecompany.nl.